Module 2: Bestuurlijke en organisatorische kennis

2.5 Subsidies, contracten en aanbestedingen

Subsidies, contracten en aanbestedingen

In deze les leer je hoe gemeenten contracten afsluiten met externe partijen voor dierenwelzijnstaken, zoals voor een dierenambulance- en asieldienst. We behandelen hoe aanbestedingen werken, welke contractvormen er zijn en welke valkuilen kunnen ontstaan.

Waarom werken gemeenten met contracten en aanbestedingen?

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor diverse dierenwelzijnstaken. Door samen te werken met externe partijen kunnen zij deze taken efficiënt en effectief uitvoeren. Contracten en aanbestedingen zorgen ervoor dat afspraken helder vastliggen, kosten beheersbaar blijven en kwaliteit gewaarborgd wordt.

Wat is het verschil tussen een contract, een subsidie en een aanbesteding?

Subsidie
Een financiële bijdrage van de gemeente aan een organisatie zonder directe tegenprestatie, meestal bedoeld om een maatschappelijk doel te ondersteunen. Subsidies kunnen jaarlijks worden toegekend, maar bieden minder zekerheid dan een contract, omdat de subsidievoorwaarden en budgetten kunnen veranderen.

Aanbesteding
Een procedure waarbij meerdere partijen kunnen inschrijven op een opdracht, waarna de gemeente een keuze maakt op basis van vooraf vastgestelde criteria.

Contract
Een juridisch bindende afspraak tussen de gemeente en een externe partij om bepaalde diensten te leveren tegen een vastgestelde vergoeding. Een contract biedt meer toekomstzekerheid voor de betrokken partij, omdat afspraken en financiering voor een langere periode vastliggen. Vaak loopt een contract vier jaar. Het totale bedrag van het jaarbedrag vermenigvuldigd met de looptijd bepaalt of er een aanbesteding moet plaatsvinden, gezien de drempelbedragen.

Subsidie

Hoe werkt een subsidie?

Een gemeente kan subsidies beschikbaar stellen om organisaties financieel te ondersteunen bij het uitvoeren van maatschappelijke taken, zoals bijvoorbeeld voor de opvang van dieren uit het wild door een wildopvang.

Een subsidie kan worden aangevraagd via een gemeentelijke regeling, waarvoor specifieke criteria gelden. Organisaties dienen een aanvraag in met een projectplan en begroting. Gemeenten beoordelen aanvragen op basis van beleidsdoelen en beschikbare budgetten.

Subsidies kunnen worden verstrekt voor diverse zaken, zoals de exploitatie van dierenopvangcentra, educatieprogramma’s, sterilisatie- en castratieacties, noodhulp aan dieren en duurzaamheidsprojecten binnen dierenwelzijnsorganisaties. Sommige gemeenten hanteren een vast subsidieplafond per jaar, waardoor tijdige indiening van aanvragen belangrijk is.

Hoe kan een gemeente een subsidie beschikbaar stellen?

Een gemeente kan subsidies mogelijk maken door beleidsmatig ruimte te creëren binnen het dierenwelzijnsbeleid en budgetten vrij te maken.

Dit kan door:

Een subsidieregeling op te stellen waarin de voorwaarden en doelstellingen worden vastgelegd, zoals opvang van gewonde wilde dieren en re-integratie in de natuur.
Budget vrij te maken in de gemeentelijke begroting, eventueel in samenwerking met andere gemeenten, provincie of bijvoorbeeld de waterschappen.
Samenwerking met bestaande opvangcentra, zodat ze een langdurige financiering kunnen krijgen en continuïteit wordt gewaarborgd.
Duidelijke criteria en prestatie-eisen op te stellen, zoals aantal opgevangen dieren, verzorgingskwaliteit en educatieve activiteiten.
Jaarlijkse evaluatie en monitoring, zodat inzichtelijk is wat het effect van de subsidie is en of bijsturing nodig is.

Aanbesteding

Aanbestedingsregels

Is aanbesteding vrij per gemeente of landelijk/Europees geregeld?

De regels voor aanbestedingen zijn deels nationaal en deels Europees geregeld:

Gemeentelijk niveau: kleine opdrachten kunnen via onderhandse aanbesteding worden gegund.
Nationaal niveau: voor opdrachten boven de drempelwaarde gelden nationale aanbestedingsregels.
Europees niveau: voor grote opdrachten gelden de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals de Richtlijn 2014/24/EU.

Over welke bedragen gaat het in aanbestedingen?

De aanbestedingsplicht hangt af van de waarde van de opdracht. Er gelden drempelbedragen die bepalen of een opdracht nationaal of Europees moet worden aanbesteed. De meest recente drempelbedragen worden vastgesteld door de Europese Commissie en worden elke twee jaar aangepast. Voor 2024-2025 zijn de drempelbedragen voor diensten:

Leveringen en diensten voor decentrale overheid € 221.000,-. Tot dit bedrag kan een gemeente zelf kiezen of een meervoudig onderhandse aanbesteding toepassen.

Let op: dit bedrag geldt voor de totale looptijd van een opdracht. Bij bijvoorbeeld een nieuw contract voor de dierenambulance met een doorlooptijd van 4 jaar met een jaarlijks bedrag van rond de € 60.000,– komt het totale bedrag uit op € 240.000,–. Daarmee is een aanbesteding verplicht. Het contract kan ook voor een periode van 2 jaar worden afgesloten, maar dan moet het hele proces van aanbesteden elke 2 jaar worden uitgevoerd (wat veel tijd kost) en biedt het zowel de gemeente als de ambulance minder zekerheid op lange termijn.

Wanneer is een aanbesteding verplicht en wanneer kan een gemeente zelf een partij kiezen?

Een aanbesteding is dus verplicht wanneer de totale waarde van het contract boven het drempelbedrag gaat. Voor kleinere opdrachten kan de gemeente soms direct een partij selecteren of een meervoudig onderhandse aanbesteding houden.

Voor dierenambulances en asielen geldt vaak dat er lokaal slechts één aanbieder is, waardoor een aanbesteding niet nodig is en de gemeente direct een contract kan afsluiten of subsidie kan verstrekken. Dat moet dan wel uit een marktverkenning blijken (die goed gedocumenteerd moet zijn als bewijslast).

Hoe werkt een aanbesteding? Een stappenplan.

Een aanbesteding verloopt in meerdere fasen:

Voorbereiding: de gemeente stelt een bestek op waarin de eisen en voorwaarden van de opdracht worden vastgelegd.
Onderzoek en marktverkenning: de gemeente onderzoekt of er voldoende interesse is in de markt en of de opdracht haalbaar is voor externe partijen.
Benodigde documenten opstellen: naast het bestek worden documenten opgesteld zoals gunningscriteria, contractvoorwaarden en aanbestedingsdocumenten.
Publicatie: de aanbesteding wordt bekendgemaakt via erkende platforms, zoals TenderNed (vooral ingezet voor overheidsdiensten) en TED (Tenders Electronic Daily) voor Europese aanbestedingen. Met TED zul je minder te maken krijgen, omdat een aanbesteding voor een dierenambulance en asiel vooral lokaal gesitueerd zijn. Het is niet te verwachten dat een dierenambulance uit Spanje interesse heeft om in Nederland te gaan rijden.
Inschrijving: geïnteresseerde partijen dienen een offerte in volgens de gestelde voorwaarden.
Beoordeling: de gemeente beoordeelt de inschrijvingen op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit en duurzaamheid.
Gunning: de gemeente wijst de opdracht toe aan de partij met de beste offerte, op basis van de vooraf vastgestelde criteria.
Aankondiging van gunning: de aankondiging van de gunning moet weer gepubliceerd worden. Andere partijen kunnen namelijk nog protest aantekenen tegen deze gunning. Pas als er geen protest wordt aangetekend, of alle bezwaren in behandeling zijn genomen, kan een contract worden opgesteld.
Contractfase: het contract wordt ondertekend en de werkzaamheden starten.

Op welke websites worden aanbestedingen geregeld?

TenderNed: het online platform waar Nederlandse overheden hun aanbestedingen publiceren.
TED (Tenders Electronic Daily): de officiële website van de Europese Unie voor aanbestedingen die onder de EU-drempelwaarden vallen.
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO): informatie over wetgeving en ondersteuning bij aanbestedingen.
Provinciale en gemeentelijke websites: sommige gemeenten publiceren kleinere aanbestedingen zelf.

Op Tendernet kun je een ‘Interesseprofiel’ aanmaken. Dat houdt in dat je op de hoogte kunt blijven van nieuwe aanvragen/plaatsingen over een bepaald onderwerp. Link: Interesseprofiel registreren | TenderNed

Marktverkenning als voorbereiding op een aanbesteding

Voordat een gemeente een aanbesteding start, is het verstandig om een marktverkenning uit te voeren.

Hiermee wordt onderzocht welke partijen interesse hebben en of er voldoende concurrentie is. Een goede marktverkenning omvat niet alleen een inventarisatie van bestaande dienstverleners, maar ook persoonlijk contact met relevante partijen. Veel organisaties kijken niet actief op TenderNed en kunnen hierdoor een aanbesteding missen.

Door gericht contact op te nemen via e-mail of telefoon met partijen die al in de regio actief zijn, kan de gemeente beter inschatten hoeveel interesse er is. Mocht uit de marktverkenning blijken dat er slechts één geschikte partij geïnteresseerd is, dan moet deze conclusie goed worden vastgelegd. De hele marktverkenning moet zorgvuldig worden gedocumenteerd. Als er daadwerkelijk maar één geschikte partij blijkt te zijn, kan de gemeente de aanbestedingsprocedure overslaan en direct overgaan op een enkelvoudige onderhandse gunning, waarbij de opdracht zonder concurrentie aan die partij wordt gegund.

Kwaliteitseisen in aanbestedingen

Om de kwaliteit van dierenwelzijnsopdrachten te waarborgen, kunnen gemeenten specifieke eisen opnemen, zoals:

Waarborgen van dierenwelzijn: opvang moet voldoen aan minimale welzijnsnormen, zoals voldoende ruimte, hygiëne, voeding en medische zorg.
Praktische ondersteuning als: aanrijtijden, beschikbaarheid meldkamer, 24×7 beschikbaarheid.
Continuïteit en capaciteit: de opdrachtnemer moet voldoende opvangcapaciteit en gekwalificeerd personeel hebben.
Rapportage en administratie: regelmatige verslaglegging over de opgevangen dieren, inclusief medische controles en doorplaatsingen.
Certificeringen, keurmerken en vergunningen: opvanglocaties en vervoerders moeten voldoen aan de wettelijke eisen, zoals vergunningen, keurmerken en certificeringen (bijvoorbeeld ISO-normen of keurmerken voor dierenwelzijn).
Tarieven en kostendekking: transparantie over de kosten en vergoeding per dier, inclusief extra kosten voor spoedzorg en specialistische behandelingen.

Voorbeelden

Deze documenten zijn door een aantal gemeenten opgesteld tbv een marktverkenning en een aanbesteding. Het is openbare informatie van Tendernet die ter inspiratie gebruikt kan worden mocht je zelf een aanbesteding gaan uitzetten.

Van aanbesteding naar contract

Nadat een partij de aanbesteding gegund krijgt, wordt er een contract opgesteld en ondertekend. In dit contract worden de afspraken over de uitvoering van de opdracht vastgelegd, waaronder:

Taken en verantwoordelijkheden: wat de opdrachtnemer moet uitvoeren en welke kwaliteitsnormen gelden.
Duur van het contract: meestal vier jaar met eventuele verlengingsopties.
Financiering en betaling: de vergoeding per dienst of per dier, betalingsvoorwaarden en indexering.
Kwaliteitseisen en controle: hoe de gemeente de prestaties beoordeelt en hoe naleving wordt gemonitord.
Sancties en beëindigingsvoorwaarden: wat gebeurt er bij niet-naleving of voortijdige beëindiging.

Waarom is een contract vaak beter dan een subsidie?

Voor zowel de gemeente als de opdrachtnemer biedt een contract vaak meer zekerheid dan een subsidie:

Meer continuïteit: een contract loopt meerdere jaren, terwijl subsidies jaarlijks opnieuw aangevraagd en toegekend moeten worden.
Duidelijkere afspraken: in contracten liggen taken en verantwoordelijkheden vast, waardoor de kwaliteit beter te waarborgen is.
Minder afhankelijk van politieke en financiële schommelingen: subsidies kunnen per jaar worden aangepast of stopgezet, terwijl een contract juridisch bindend is.
Beter toezicht en controle: gemeenten kunnen via contractuele afspraken beter sturen op kwaliteit en verantwoording.

Om die redenen worden er tegenwoordig steeds vaker contracten afgesloten met dierenambulances, asielen en (wild)opvangcentra. Net zoals dat er partijen zijn die binnen een gemeente de bagger- en maaiwerkzaamheden oppakken, worden deze dierenpartijen steeds meer gezien als één van de aanleverende diensten waar afspraken gewoon goed geregeld moeten worden.

Praktijkvoorbeeld: subsidie voor wildopvang

De gemeente heeft onlangs nieuw beleid ontwikkeld voor de opvang van in het wild levende dieren. Een belangrijk onderdeel hiervan is de structurele ondersteuning van opvangcentra die zich inzetten voor de zorg van gewonde en hulpbehoevende wilde dieren uit de gemeente. De gemeenteraad heeft hiervoor een jaarlijkse subsidie vastgesteld, bedoeld voor erkende wildopvangcentra die tijdig een aanvraag indienen en voldoen aan de gestelde voorwaarden.

Om de opvangcentra goed te informeren over deze nieuwe regeling, neemt de dieradviseur van de gemeente het initiatief om hen actief op de hoogte te brengen. Dit gebeurt door middel van een informatiebijeenkomst en een gerichte mailing naar alle relevante opvangcentra. Tijdens de bijeenkomst wordt het beleid toegelicht, inclusief de voorwaarden voor de subsidie, de manier van aanvragen en de uiterste indieningsdatum. Ook op de gemeentelijke website is meer informatie over deze subsidie gepubliceerd inclusief een formulier om de subsidie jaarlijks aan te vragen.

Door deze aanpak zorgt de gemeente ervoor dat de wildopvang goed gefaciliteerd wordt en dat wilde dieren de zorg krijgen die ze nodig hebben. Doordat de wildopvangcentra dit ook weer communiceerden op hun eigen website en social media, volgenden nog meer gemeenten dit voorbeeld en gingen zij ook een subsidie verstrekken. Hierdoor kregen de wildopvangen in deze regio meer financiële zekerheid.

Een opdracht om voor jezelf uit te werken

Stel dat jouw gemeente wil overstappen van een subsidierelatie met een wildopvang naar een contractuele samenwerking via een aanbesteding. Welke voordelen en uitdagingen zie je in deze overgang, en welke aspecten zouden volgens jou extra aandacht moeten krijgen om de continuïteit en kwaliteit van de dierenopvang te waarborgen?

Je hoeft deze uitwerking niet in te sturen als huiswerk.